En kvalitetskontrol af kontorrengøring skal gøre det tydeligt, hvad der fungerer, og hvad der skal følges op på. Det kræver et fælles opgavegrundlag og konkrete observationer. En generel vurdering som “det ser ikke rent ud” fortæller sjældent, hvilken opgave der er manglet.
Her får kontoransvarlige og driftsansvarlige en enkel model til den løbende dialog med rengøringsleverandøren. Modellen er et praktisk arbejdsredskab, ikke en certificeret kontrol eller dokumentation for en bestemt hygiejnestandard.
Kontrollér det aftalte område på et kendt tidspunkt. Notér observation, aftalt opgave, ansvarlig og næste handling. Hold ny tilsmudsning, manglende adgang og mangelfuld udførelse adskilt.
Begynd med den aftalte opgaveliste
En kontrol giver kun mening, hvis begge parter ved, hvad der er bestilt. Find derfor kontorets rengøringsplan frem. Den bør skelne mellem opgaver ved hvert besøg og periodiske opgaver som rengøring af paneler, bestemte glasflader eller indvendige skabe.
Afklar også overflader, som medarbejderne selv skal rydde, og områder leverandøren ikke må tilgå. Et skrivebord med dokumenter og udstyr kan kræve en anden aftale end en tom bordplade. En kontrol bør ikke bygge på en forventning, der ikke fremgår af opgaven.
Vælg få, tydelige kontrolpunkter
- Indgang og reception: Er de aftalte gulv- og kontaktflader gennemgået?
- Møderum: Er de tilgængelige borde og det aftalte gulvareal rengjort?
- Personalekøkken: Er de aftalte overflader og vasken gennemgået? Indvendige hvidevarer vurderes kun, hvis opgaven indgår.
- Toiletter: Er de beskrevne opgaver udført? Opfyldning af forbrugsvarer kontrolleres, hvis den er aftalt.
- Arbejdsområder: Er de tilgængelige flader behandlet efter opgavelisten?
Brug samme liste ved næste gennemgang. Ændr den, når arbejdspladser, brug eller opgaver ændrer sig. En kort liste, som faktisk bliver brugt, er mere nyttig end et omfattende skema uden opfølgning.
Registrér tidspunktet sammen med observationen
Et køkken, som mange medarbejdere har brugt siden rengøringen, kan ikke vurderes på samme måde som et lokale umiddelbart efter besøget. Notér derfor både tidspunktet for kontrollen og det senest kendte rengøringsbesøg. Er tidspunktet ukendt, skal det fremgå.
Eksempel på en konkret registrering
Sted: Møderum 2, bord ved vinduet.
Observation: Synlige krummer på den ryddede bordplade.
Tidspunkt: Før dagens første møde, efter det planlagte rengøringsbesøg.
Aftalt opgave: Aftørring af tilgængelige mødeborde.
Næste handling: Kontaktpersonen afklarer med leverandøren, om rummet var tilgængeligt, og aftaler opfølgning.
Dette er et tænkt eksempel og beskriver ikke en konkret kunde eller hændelse.
Skeln mellem tre forskellige årsager
En aftalt opgave er ikke udført
Beskriv stedet og afvigelsen, og aftal hvad der skal ske. Registrér, hvornår forholdet er fulgt op. Hvis samme punkt gentager sig, bør årsagen undersøges frem for blot at gentage beskeden.
Der var ikke adgang til opgaven
Et aflåst lokale, et optaget møderum eller en dækket overflade kræver en afklaring af adgang og ansvar. Aftal, hvordan det meldes, og om opgaven skal flyttes til et andet tidspunkt.
Behovet har ændret sig
Flere medarbejdere, flere gæster eller ændret brug af køkkenet kan gøre den oprindelige plan utilstrækkelig. Her er næste skridt at vurdere omfang og rengøringsfrekvens sammen, inklusive eventuelle prisændringer før de sættes i gang.
Brug en fast og enkel opfølgningslog
Kopiér disse felter til jeres interne skema: dato og tidspunkt, lokale, aftalt opgave, observation, mulig årsag, ansvarlig, aftalt handling og dato for afslutning. Fotos kan supplere en beskrivelse, når det er passende; undgå at få personer, skærme eller fortrolige dokumenter med.
Aftal en passende rytme for gennemgangen, eksempelvis tættere i opstartsperioden og ved ændringer. Den konkrete rytme skal passe til kontorets størrelse og samarbejdet. Guiden fastlægger ikke en bestemt kontrolfrekvens.
Skal jeres rengøringsaftale være tydeligere?
EcoNordic Cleaners tilbyder kontorrengøring i København med aftalte opgaver og frekvenser. Send adresse, cirka areal og de punkter, I ønsker afklaret.
Få et uforpligtende tilbud eller læs om at sammenligne rengøringstilbud.