Sådan sammenligner I tilbud på erhvervsrengøring
To tilbud kan ligne hinanden og stadig dække forskellige opgaver. Sammenlign scope, frekvens, undtagelser, opfølgning og den samlede pris – ikke kun time- eller månedsprisen.
Start med én fælles opgavebeskrivelse
Send de samme oplysninger til alle leverandører: adresse, areal, lokaletyper, antal brugere, åbningstider, besøgsdage og adgang. Beskriv også særlige belastninger i køkken, toiletter, møderum og fællesarealer.
Bed leverandøren markere afvigelser tydeligt. “Ikke oplyst” er ikke det samme som “inkluderet”.
Brug den samme rengøringsplan og notér svar, henvisning til tilbuddet og uafklarede punkter. Se vores skabelon til rengøringsplan.
9 punkter I bør afklare i hvert tilbud
Hvilke rum, gulve og inventarflader er med?
Hvad udføres ved hvert besøg, ugentligt og periodisk?
Er vinduer, hovedrengøring, gulvpleje og arrangementer særskilte?
Hvem køber, betaler og fylder papir, sæbe og poser op?
Time, besøg eller måned – og præcis hvilken leverance dækker prisen?
Hvem håndterer nøgler, alarm og utilgængelige lokaler?
Hvordan registreres og lukkes en konkret afvigelse?
Hvordan godkendes ekstra besøg, ændret areal og merudgifter?
Opstart, binding, opsigelse, prisændringer, ferie og helligdage.
Sammenlign den samlede pris for samme periode
Vælg eksempelvis de første 12 måneder. Medtag fast rengøring, opstart, kendte tillæg og de periodiske opgaver, I faktisk vil bestille. Hold momsgrundlaget ens.
En enkel sammenligningsformel
12 × månedspris + opstart + periodiske opgaver + øvrige kendte tillæg
Hvis et tilbud er pr. besøg, skal det konkrete antal besøg bruges. Hver fjerde uge er ikke det samme som én gang om måneden.
Den laveste månedspris er ikke nødvendigvis den laveste førsteårsudgift
3.100 kr. × 12 = 37.200 kr.
Opstart: 2.100 kr.
Periodiske opgaver: 2.400 kr.
Samlet: 41.700 kr.
3.350 kr. × 12 = 40.200 kr.
Opstart: 900 kr.
Periodiske opgaver: inkluderet
Samlet: 41.100 kr.
Beløbene er fiktive og bruges kun til at vise metoden. Eksemplet forudsætter samme opgaver og frekvenser og er ekskl. moms.
Her er tilbud B 600 kr. lavere det første år, selv om månedsprisen er højere. I en senere periode kan resultatet ændre sig, når engangsudgifter bortfalder.
Gør kvaliteten konkret før valget
Spørg hvordan opgaveplanen formidles til medarbejderen, hvem I kontakter ved en afvigelse, og hvordan ændringer håndteres. En konkret procedure er lettere at vurdere end en generel formulering om “høj kvalitet”.
Eksempel på afklaring til leverandørenTak for tilbuddet. Vi vil gerne sikre, at vi sammenligner samme opgaver og frekvenser. Vil I markere, hvilke punkter i vores rengøringsplan der er inkluderet, hvilke der ikke er med, og hvilke der kræver særskilt bestilling? Oplys også samlet pris for de første 12 måneder med opstart, kendte tillæg og aftalte periodiske opgaver.
Vil I forstå, hvad der påvirker tidsforbruget, så se vores prisguide til erhvervsrengøring.
Ofte stillede spørgsmål
Skal vi vælge tilbuddet med den laveste timepris?
Ikke ud fra timeprisen alene. Se på opgave, frekvens, tidsforbrug, tillæg, opfølgning og den samlede leverance.
Hvad gør vi, hvis tilbuddene stadig er forskellige?
Bed leverandørerne prissætte det samme reviderede opgavegrundlag og hold ekstra ydelser adskilt som tilvalg.
Hvorfor kan en gennemgang af lokalerne være relevant?
Adgang, gulvtyper, indretning og belastning er svære at beskrive med m² alene og kan ellers føre til forskellige antagelser.
Få et tilbud med udgangspunkt i jeres faktiske opgaver
Send adresse, cirka m², lokaletyper og ønsket frekvens.