Rengøringsplan til kontor – sådan laver I en tydelig servicebeskrivelse
Aftal opgaver, frekvens og ansvar med en tydelig servicebeskrivelse.
I denne guide
- Planen skal kunne bruges både før og efter opstart
- 3 ting der skal være klare, før planen bliver brugbar
- Skabelon: opgaver, interval og ansvar
- Tre besøg om ugen kan fordeles efter belastning
- Beskriv et resultat, I faktisk kan kontrollere
- Adgang, materialer og opfølgning
- Ofte stillede spørgsmål om rengøringsplaner
- Få en rengøringsplan til jeres kontor
Få styr på opgaver, intervaller, ansvar og opfølgning. En konkret rengøringsplan gør tilbud lettere at sammenligne og den daglige kvalitet lettere at følge.
Planen skal kunne bruges både før og efter opstart
En rengøringsplan skal gøre det enkelt at se, hvad der bliver gjort, hvor ofte det sker, og hvem der tager ansvar, når noget ændrer sig. Den fungerer både som arbejdsredskab og som fælles grundlag, når I indhenter tilbud.
Tag udgangspunkt i den faktiske brug af lokalerne. Et køkken med mange brugere har et andet behov end et møderum, der kun bruges enkelte dage.
Kopiér punkterne og skemaerne til jeres eget dokument. Send den samme version til de leverandører, I ønsker tilbud fra, så priser på kontorrengøring og undtagelser kan sammenlignes på samme grundlag.
3 ting der skal være klare, før planen bliver brugbar
Kortlæg lokalerne
Reception, arbejdspladser, møderum, køkken, toiletter, gangarealer, gulvtyper og antal brugere.
Fastlæg opgaver og interval
Beskriv præcist hvilke flader og områder der indgår, og hvor ofte de skal håndteres.
Placér ansvar
Aftal kontaktvej, adgang, opfølgning og hvad der sker ved ændringer eller manglende adgang.
Skabelon: opgaver, interval og ansvar
Skemaet er et beslutningsgrundlag – ikke en standardfrekvens. Erstat beskrivelserne med jeres konkrete aftale inden opstart.
| Område | Det bør beskrives |
|---|---|
| Indgang og reception | Gulv, måtter, kontaktflader, besøgsdage og ekstra behov ved regn, sne eller høj trafik. |
| Arbejdspladser | Gulvarealer, frie bordflader, oprydning før besøg og om skærme eller andet udstyr indgår. |
| Møderum | Borde, stole, gulve, affald og håndtering efter arrangementer eller forplejning. |
| Køkken og pauserum | Bordplader, vask, kontaktflader, gulv samt særskilt aftale om opvask, køleskab og kaffemaskine. |
| Toiletter | Toiletter, håndvaske, spejle, gulv samt ansvar for papir, sæbe og opfyldning. |
| Affald | Beholdere, sortering, poser, afleveringssted og eventuel særprocedure for fortroligt affald. |
| Periodiske opgaver | Vinduer, paneler, høje flader, gulvpleje, interval, adgang og prisgrundlag. |
Kopiér og udfyld jeres rengøringsplan
Åbn skabelonen, markér teksten og kopiér den til jeres eget dokument. Erstat felterne i kantede parenteser. Brug områdelisten ovenfor, og gentag opgaveblokken for hvert rum eller område.
Vis skabelon til kopiering
RENGØRINGSPLAN – ARBEJDSUDKAST Version og dato: [udfyld] Adresse og rengøringsareal i m²: [udfyld] Antal brugere og lokaletyper: [udfyld] Ønsket opstart og tidsrum: [udfyld] OPGAVEBLOK – GENTAG FOR HVERT OMRÅDE Rum/område og materialer: [udfyld] Opgave og flader, der indgår: [udfyld] Frekvens og besøgsdage: [udfyld] Synligt kontrolpunkt efter besøget: [udfyld] Ansvar for rengøring og oprydning: [fordel] Ansvar for sæbe, papir og poser: [fordel] Undtagelser og periodiske tilvalg: [udfyld] ADGANG OG OPFØLGNING Kontaktperson og kontaktvej: [udfyld] Procedure ved optaget eller låst rum: [udfyld] Kontroldato og observation: [udfyld] Næste handling og ansvarlig: [udfyld] Dato for næste revision: [udfyld]
Skabelonen er almindelig tekst, ikke en formular. Undlad alarm- og nøglekoder samt fortrolige personoplysninger i et dokument, der sendes rundt til tilbudsgivere. Opgaver, frekvens og ansvar skal aftales, før planen bruges som arbejdsinstruks.
Planen behøver ikke være færdig, før I beder om et tilbud på kontorrengøring. Navn, e-mail og telefon er nok til den første henvendelse.
Tre besøg om ugen kan fordeles efter belastning
Eksemplet viser princippet. Toiletter og køkken kan have behov for yderligere rengøring mellem besøgene, afhængigt af brugen.
Faste kritiske zoner samt aftalte frie bordflader i arbejdszonerne.
Faste kritiske zoner samt inventarflader i reception og møderum.
Faste kritiske zoner samt ugens præcist definerede rotationsopgave.
Beskriv et resultat, I faktisk kan kontrollere
“Aftørring af borde” kan forstås forskelligt. Skriv i stedet hvilke frie bordflader der indgår, hvor ofte de aftørres, og hvad der sker med papirer, personlige ejendele og elektronik.
Beskriv også på forhånd, hvad der sker, hvis et rum er optaget eller aflåst.
Se guide til frekvens →Adgang, materialer og opfølgning
Adgang
Notér tidsrum, alarmprocedure, nøgleansvar og adgang til vand, strøm og opbevaring.
Materialer
Oplys om følsomme gulve og overflader. Særlige miljøer eller ukendt forurening skal afklares separat.
Opfølgning
Gennemgå planen efter de første uger. Registrér afvigelser med dato, område, observation og næste handling.
Opdatér planen, når medarbejderantal, indretning eller brug ændrer sig. Dato og versionsnummer gør det klart, hvilken plan der gælder.
Ofte stillede spørgsmål om rengøringsplaner
Kan vi bruge skabelonen til at indhente flere tilbud?
Ja. Send den samme plan til de relevante leverandører og bed dem angive undtagelser og tillæg. Brug derefter vores guide til at sammenligne tilbud.
Skal planen være færdig, før vi kontakter jer?
Nej. Adresse, cirka areal, lokaletyper og ønsket rytme er et godt udgangspunkt. Resten kan afklares i dialog.
Hvad er forskellen på planen og tilbuddet?
Planen beskriver den ønskede opgave. Tilbuddet beskriver, hvad leverandøren tilbyder at udføre, til hvilken pris og på hvilke vilkår.
Få en rengøringsplan til jeres kontor
Send adresse, cirka m², antal brugere og ønsket frekvens. Vi tager udgangspunkt i jeres faktiske lokaler.