Rengøring ved kontorflytning: plan for begge adresser

Ved en kontorflytning skal rengøringen passe mellem flyttekasser, møbler, IT-installationer og overdragelse af nøgler. Der er ofte to adresser at holde styr på: det kontor, virksomheden forlader, og det nye sted, som medarbejderne skal møde ind til. En fælles tidsplan gør det lettere at afgrænse opgaverne og undgå, at rengøring bliver bestilt på et tidspunkt, hvor lokalerne endnu ikke er klar.

Denne guide er til kontoransvarlige, driftsansvarlige og virksomheder, der planlægger flytning. Brug den til at koordinere rengøring med flyttefirma, håndværkere, IT og den interne kontaktperson.

Start med to adresser og to tydelige mål

På det gamle kontor er målet at udføre den aftalte rengøring inden overdragelsen. Gennemgå de konkrete krav i jeres opgavegrundlag med den, der har ansvar for lejemålet. Afklar, hvilke flader og installationer der er med, og hvad der håndteres af andre. Rengøringsopgaven skal beskrives konkret; en generel betegnelse som “afleveringsklar” er ikke en tilstrækkelig opgaveliste.

På det nye kontor handler det om, hvornår de enkelte områder kan tages i brug. Rengøring før møblerne kommer ind kan give adgang til gulve og tomme skabe, mens en efterfølgende gennemgang kan være relevant, når flyttearbejdet er afsluttet. Begge dele skal bestilles og afgrænses, hvis de ønskes udført.

Planlæg rækkefølgen sammen med de andre fag

Tidsplanen bør have plads til en fælles gennemgang før den endelige frist. Hvis flyttearbejdet bliver forsinket, skal én person kunne afklare ændringer i adgang, rengøring og eventuelle merudgifter. Undgå, at flere leverandører hver især arbejder ud fra en gammel version af planen.

Afgræns opgaven på det gamle kontor

Gå rum for rum og notér gulve, paneler, døre, kontaktflader, tomme skabe og øvrigt inventar, der bliver tilbage. Køkken og toiletter bør have deres egne punkter. Beskriv eksempelvis, om køleskabet er tømt, om skabe skal rengøres indvendigt, og om persienner eller glasvægge indgår.

Vinduer skal beskrives med sider og adgang. Brug vores tjekliste til vinduespudsning til at afklare ruder, rammer og karme. Rengøring bag tunge hvidevarer, demontering af udstyr og fjernelse af efterladte møbler bør ikke antages at være med.

Notér kendte skader og mærker før arbejdet. Slid, maling og beskadigede overflader kan kræve andre fag eller en særskilt vurdering. Afklar sådanne forhold med de ansvarlige, så de ikke bliver blandet sammen med den aftalte rengøring.

Gør det nye kontor klar til rengøring

Oplys, om lokalerne er nyrenoverede, tidligere benyttede eller allerede rengjort af en anden leverandør. Fortæl, hvilke arbejder der stadig mangler. Et gulv kan være klart, mens montører fortsat arbejder ved køkkenet, og planen bør kunne håndtere den forskel.

Beskriv gulvtyper, nye overflader og eventuelle vedligeholdelsesvejledninger. Beskyttelsesfilm, limrester og byggestøv skal vurderes særskilt. Ved mistanke om farligt støv eller ukendt forurening skal forholdet afklares fagligt, før almindelig rengøring planlægges.

Aftal, hvilke områder der rengøres før indflytning, og hvilke der skal gennemgås efter den sidste indbæring. En tydelig opdeling gør det muligt at prissætte forløbet og forklare, hvorfor der eventuelt er behov for mere end ét besøg.

Fordel ansvar for adgang, affald og udstyr

Lav en kort kontaktoversigt til de personer, der styrer flytningen. Angiv, hvem der åbner dørene, håndterer alarmen og godkender ændringer. Adgangsoplysninger og koder bør deles separat og kun med dem, der har brug for dem.

Afklar også elevatorbooking, parkering, læsseområde, vand og strøm. Papkasser, elektronikaffald og fortrolige dokumenter skal have en ansvarlig håndtering. Rengøringsteamet bør kunne se, hvilke genstande der skal blive, og hvilke opgaver andre har ansvaret for.

Planlæg den faste rengøring efter indflytningen

Den tidligere rengøringsaftale passer ikke nødvendigvis til det nye kontor. Antal toiletter, køkkenets brug, gulvtyper og møderum kan have ændret sig, selv om arealet er nogenlunde det samme. Brug skabelonen til en rengøringsplan til at beskrive det nye behov.

Aftal en opfølgning efter de første uger. Her kan I se, hvilke zoner der bliver mest belastede, om der er adgang på de aftalte tidspunkter, og om frekvensen skal justeres. Se også vores guide til rengøringsfrekvens på kontoret.

Oplysninger til en forespørgsel om kontorflytning

• Begge adresser, etager og cirka arealer.
• Datoer for fraflytning, indflytning og overdragelse.
• Tidspunkt, hvor hvert område forventes tømt eller klart.
• Opgaveliste for det gamle og det nye kontor.
• Håndværksarbejde, IT-installationer og flytteaktiviteter, der stadig pågår.
• Vinduer, køkken, toiletter og særlige materialer.
• Adgang, elevator, parkering og én koordinerende kontaktperson.

Ofte stillede spørgsmål

Kan begge adresser indgå i samme forespørgsel?

Ja. Angiv dem hver for sig med opgaver og frister. Mulighed, tidsplan og pris skal afklares for hver adresse, før en samlet aftale kan bekræftes.

Kan rengøringen foregå, mens flyttefolkene arbejder?

Det afhænger af områder og adgang. Færdige rum kan muligvis adskilles fra aktive flyttezoner, men rækkefølge og ansvar skal være tydelige. Ellers kan rengjorte arealer kræve endnu en gennemgang.

Er guiden en garanti for godkendt aflevering?

Nej. Den hjælper med planlægning. Den aftalte opgaveliste og de konkrete forhold ved overdragelsen er grundlaget for, hvad der skal kontrolleres og afklares.