En god rengøringsaftale begynder før den første rengøring. Når lokaler, opgaver og forventninger er beskrevet tydeligt, bliver det lettere at planlægge arbejdet, sammenligne tilbud og følge op på kvaliteten.
Her får I en praktisk tjekliste med 12 punkter, som kan bruges ved besigtigelse, tilbud og opstart af erhvervsrengøring.
1. Registrér areal og lokaletyper
Notér det samlede antal kvadratmeter, men del også lokalerne op i kontorer, møderum, reception, køkken, toiletter, lager og andre zoner. To arbejdspladser med samme areal kan kræve meget forskellig tid.
2. Vurder trafik og belastning
Antal medarbejdere, gæster og kunder påvirker især gulve, indgangsparti, toiletter og kontaktflader. Markér de områder, hvor belastningen er størst.
3. Aftal rengøringsfrekvens
Beslut hvilke opgaver der skal udføres dagligt, ugentligt og periodisk. En behovstilpasset frekvens er ofte mere præcis end én standard for hele bygningen.
4. Beskriv hver opgave konkret
Ord som “almindelig rengøring” kan forstås forskelligt. Beskriv derfor gulvvask, støvsugning, aftørring, affald, køkken, sanitære områder og øvrige opgaver hver for sig.
5. Afklar forbrugsvarer
Skal leverandøren fylde sæbe, papir og affaldsposer op? Hvem køber varerne, og hvor opbevares de? Skriv det ind i aftalen.
6. Gennemgå adgang og sikkerhed
Notér nøgler, alarm, adgangskort, aflåsning, elevator og eventuelle områder med begrænset adgang. Angiv også, hvem der kontaktes, hvis adgang ikke er mulig.
7. Vælg tidspunkt
Rengøring kan foregå før åbning, efter lukketid eller mens arbejdspladsen er i drift. Valget bør passe til medarbejdere, støj, sikkerhed og adgang.
8. Registrér særlige materialer
Natursten, træ, tekstilgulve, glaspartier og følsomme overflader kan kræve særlige metoder. Tag dem med i gennemgangen, før arbejdet starter.
9. Planlæg periodiske opgaver
Vinduespudsning, tæpperens, hovedrengøring og rengøring af høje flader udføres typisk med længere intervaller. Aftal frekvens og pris særskilt.
10. Fastlæg kvalitetskontrol
Beslut hvordan kvaliteten kontrolleres: tjeklister, faste gennemgange, digital dokumentation eller en kombination. Det skal også være tydeligt, hvordan afvigelser meldes og rettes.
11. Udpeg kontaktpersoner
Vælg én kontaktperson hos kunden og én hos rengøringsfirmaet. Det giver hurtigere kommunikation ved ændringer, ferie og ekstraopgaver.
12. Aftal opfølgning efter opstart
Planlæg en kort evaluering efter de første uger. Her kan frekvens, tidsforbrug og detaljer justeres ud fra erfaringerne i de faktiske lokaler.
Det bør I have klar til tilbuddet
- Adresse og antal m²
- Lokaletyper og antal toiletter
- Medarbejder- og besøgsantal
- Ønskede dage og tidspunkter
- Særlige overflader og sikkerhedskrav
- Ønskede periodiske opgaver
Læs også, hvad der påvirker prisen på erhvervsrengøring, og hvordan I kan vælge det rette rengøringsfirma.
Ofte stillede spørgsmål
Skal et rengøringsfirma besigtige lokalerne?
Ved faste eller komplekse opgaver giver en besigtigelse normalt det bedste grundlag for scope, frekvens og pris.
Kan rengøringsplanen ændres efter opstart?
Ja. En planlagt opfølgning gør det muligt at justere opgaverne, når begge parter har erfaring med den faktiske drift.
Hvad er vigtigst i en servicebeskrivelse?
Det vigtigste er klare opgaver, områder, frekvenser, ansvar og en enkel proces for kvalitetsopfølgning.
Få en konkret gennemgang
EcoNordic Cleaners hjælper virksomheder i København og på Sjælland med at omsætte behovene til en tydelig rengøringsplan. Book et uforpligtende informationsmøde, hvis I vil gennemgå jeres lokaler og ønsker.