Når en ejerforening eller boligadministrator skifter leverandør, er det let at fokusere på pris og første arbejdsdag. Men nøgler, opgavelister og kontaktveje er lige så vigtige for en rolig opstart. Denne overdragelsesplan hjælper jer med at samle oplysningerne, før den nye ejendomsservice begynder.
Start med én fælles opgaveliste
Notér alle områder, som aftalen skal omfatte: opgange, indgangspartier, elevatorer, vaskeri, fællesrum og eventuelle udendørsarealer. Beskriv opgaven for hvert område frem for blot at skrive “rengøring efter behov”. Det kan eksempelvis være vask af trappetrin, aftørring af gelændere eller rengøring af gulvet i fællesvaskeriet.
Skeln mellem faste besøg, periodiske opgaver og ekstraarbejde. Vinduespudsning, hovedrengøring og arbejde efter håndværkere bør fremgå særskilt, hvis det ønskes. Aftal også, hvem der kan bestille ekstraopgaver, så leverandøren ikke modtager forskellige instruktioner fra flere beboere.
Registrér udgangspunktet før første besøg
Gå ejendommen igennem sammen med leverandøren. Notér gulvtyper, særligt udsatte områder, belægninger og eksisterende skader. Det gør det lettere at skelne mellem et forhold, som var der ved opstart, og en opgave, der ikke er blevet udført som aftalt. Billeder af relevante overflader kan være nyttige, men undgå personer, navneskilte og private oplysninger, hvor de ikke er nødvendige.
Hvis ejendommen trænger til en hovedrengøring, bør den afklares særskilt. En fast vedligeholdelsesaftale og en grundig opstartsopgave kan have forskelligt omfang. Beskriv derfor, hvilket resultat I vil starte fra, og hvad de efterfølgende besøg skal vedligeholde.
Aftal nøgler og adgang uden løse ender
Udpeg en ansvarlig hos bestyrelsen eller administratoren, og før en oversigt over de nøgler eller adgangsmidler, der udleveres. Notér dato, modtager og hvilke områder de giver adgang til. Planlæg også tilbagelevering fra den tidligere leverandør. Send adgangskoder direkte gennem den aftalte kontaktvej; de bør ikke stå i et opslag til alle beboere.
Afklar, hvor udstyr og materialer kan opbevares, og hvilke rum rengøringspersonalet må benytte. Oplys om adgang til vand, strøm, parkering og eventuelle tidsrum, hvor arbejdet ikke må forstyrre beboerne. Særlige låse eller alarmer bør gennemgås før første besøg.
Giv beboerne en kort og konkret besked
Beboerne har især brug for at vide, hvornår ordningen starter, hvilke fællesarealer den omfatter, og hvor spørgsmål skal sendes hen. Angiv også praktiske forhold, eksempelvis at aftalte arbejdsområder skal være tilgængelige. Undgå at love bestemte besøgstidspunkter, hvis de endnu ikke er aftalt med leverandøren.
Hold beskeden kort, og lad bestyrelsen eller administratoren være den samlede kontakt. Det gør det nemmere at vurdere henvendelser og give leverandøren én tydelig tilbagemelding.
Planlæg første opfølgning allerede ved opstart
Aftal en dato for gennemgang efter de første besøg. Vurder de konkrete områder fra opgavelisten: Er indgangen dækket? Passer frekvensen til belastningen? Er der et fællesrum, som kræver en anden prioritering? Brug observationer fra stedet frem for alene generelle udsagn om, at kvaliteten skal være bedre.
Hvis noget skal ændres, så skriv hvad, fra hvornår og hvem der følger op. Et eksempel kan være hyppigere rengøring af en indgang med meget trafik, mens et mindre brugt rum fortsætter efter den oprindelige plan. Ændringer i omfang og pris afklares, før de sættes i gang.
Overdragelsesliste til bestyrelse og administrator
- Ejendommens adresse og antal opgange.
- Fællesarealer og opgaver for hvert område.
- Frekvens for faste og periodiske opgaver.
- Udgangspunkt, gulvtyper og eventuel særskilt opstartsrengøring.
- Dato for sidste gamle og første nye besøg.
- Ansvarlige kontaktpersoner og bestilling af ekstraarbejde.
- Oversigt over udleverede og tilbageleverede nøgler.
- Adgang til vand, strøm og aftalt opbevaring.
- Besked til beboerne og kontaktvej ved spørgsmål.
- Dato for første kvalitetsgennemgang og aftalt opfølgning.
Hvad bør I sende med en tilbudsforespørgsel?
Start med adresse, antal opgange, etager og relevante fællesrum. Vedlæg en kort liste over de ønskede opgaver og angiv den ønskede opstart. Hvis I allerede har en arbejdsplan, kan den bruges som udgangspunkt for at afklare, hvad der skal fortsætte, og hvad I ønsker ændret. Del kun de oplysninger, der er relevante for det nye tilbud.
Læs mere om ejendomsservice hos EcoNordic Cleaners. Har ejendommen også kontorer eller andre erhvervsarealer, kan I se vores erhvervsrengøring og få afgrænset opgaverne samlet.
Send en forespørgsel til info@econc.dk, eller ring 22 88 26 60 alle dage 06:00–18:00. Vi afklarer omfang og praktiske forhold, før der indgås en aftale.
GRØN Rengøring, KLAR Forskel.